La corretta gestione degli appuntamenti

La corretta gestione degli appuntamenti

Consigli pratici di grande utilità, per accogliere al meglio il cliente e per rendere l’incontro per la dermopigmentazione, il più piacevole possibile.

Prima di ogni appuntamento per l’esecuzione di un trattamento di dermopigmentazione, consiglio vivamente di dar luogo a una consulenza informativa, al fine di fare una prima conoscenza con il proprio cliente, consentirgli di esporre le sue perplessità, rispondere alle sue domande. Anche per me la consulenza è importantissima: mi aiuta a capire quali siano i suoi gusti e le sue aspettative. Io così ho modo di illustrare anche i rischi del trattamento, per prendere insieme una decisione ponderata e serena sul da farsi.

Non solo. Consiglio ai miei colleghi di preparare un video nel quale esporre tutte le indicazioni per la fase prima, durante e dopo il trattamento. Tale video andrebbe inviato al cliente qualche giorno prima dell’appuntamento. Va bene anche una nota audio. Io personalmente, disponendo di un sito internet, ho caricato questi video online e raccomando di guardarli.

Il giorno dell’appuntamento per l’effettivo svolgimento del lavoro, conosco già il mio cliente, almeno nella maggior parte dei casi. A ogni modo, quando sto per ricevere qualcuno, sono solito controllare in modo approfondito che tutto lo studio sia pronto per accoglierlo. Insieme a me, le assistenti della segreteria. Voglio che l’ambiente sia luminoso: se non basta la luce del sole, accendiamo le luci artificiali.

Non mi piace che regni il silenzio: accendo la musica e la televisione. Il cliente nel mio Salone è in genere accolto dal personale di segreteria, che lo saluta alzandosi in piedi e andandogli incontro, per poi farlo accomodare nella sala di attesa. L’ospite non deve avvertire alcuna fretta, infatti gli lasciamo sempre una decina di minuti per ambientarsi. Trascorso questo tempo, lo invitiamo alla reception e ci accertiamo che la sua scheda cliente sia completamente registrata sul gestionale aziendale. Controlliamo, inoltre, se abbiamo a disposizione tutti i dati fiscali per la corretta emissione di fattura o ricevuta fiscale. È in questo momento che somministriamo il consenso informato, invitando l’ospite a leggerlo bene, a porci delle domande, a esporre i suoi dubbi, prima di compilarlo in tutte le sue parti e firmarlo.

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Può capitare che la cabina sia occupata, per via di un ritardo con l’appuntamento precedente, oppure per via delle prolungate procedure di sanificazione. Per ingannare l’attesa, offriamo un caffè, verifichiamo insieme la date dell’appuntamento successivo e mostriamo i video muti trasmessi in televisione. Gli addetti al ricevimento della clientela accompagnano la persona in alcune procedure di preparazione prima di farla entrare effettivamente in cabina. Dobbiamo chiedere, per esempio, di effettuare telefonate urgenti, in modo da non essere disturbati durante il trattamento. Raccomandiamo poi di togliere la suoneria e riporre il telefono nella borsa, senza tenerlo in tasca. Io da operatore utilizzo questi minuti per fare più o meno le stesse cose, infine indosso il camice da lavoro. Chiediamo al cliente di recarsi in bagno al fine di non interrompere la seduta e qui rimuovere eventualmente il make up. Il mio personale di segreteria deve gentilmente far presente al cliente di evitare di parlare all’operatore. Inoltre è vietato l’ingresso ad accompagnatori all’interno della stanza da lavoro, per evidenti ragioni igieniche.
Dopo aver indossato i copriscarpe, siamo entrambi pronti per entrare in cabina. Al termine del trattamento il cliente raggiunge la reception dove viene ultimato il pagamento e dove vengono effettuate le procedure contabili. Consegniamo il memorandum, importantissimo documento contenente tutte le raccomandazioni su come trattare il trucco permanente appena eseguito. Il corretto comportamento post seduta è fondamentale per una buona riuscita del lavoro. Il memorandum non va solo consegnato. Raccomando di leggerlo ad alta voce, spiegarlo, mimare tutte le fasi, quasi a recitarlo! Oltre al consenso informato, è buona prassi far firmare anche una copia del memorandum per presa visione. Possiamo lasciare al cliente anche una copia del consenso informato, se lo richiede.

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Consegniamo infine un bigliettino promemoria con la data del successivo appuntamento. Laddove non si disponga di una cosmesi specifica per il dopo trattamento e la seduta dovesse terminare in un orario che non ne consente l’acquisto altrove, è consigliabile dare al cliente una dose di cortesia di crema lenitiva, in modo che la abbia disponibile per le prime ore. Anche la fase del congedo è completata. Salutiamo il cliente augurandogli un buon viaggio e un buon rientro a casa.

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